KF und Trippus haben ein Hybrid-Meeting abgehalten – das müssen Sie wissen

Jetzt im Frühjahr werden die meisten schwedischen Verbände, Organisationen und Unternehmen ihre Treffen abhalten. 2020 ist das erste Mal, dass der Staat uns die Möglichkeit gibt, Stimmen auf Distanz zu halten. Fragen zu stellen und aktiv an der Abstimmung über Vorschläge teilzunehmen, wird in diesem Jahr ebenso eine Herausforderung sein wie eine fantastische Gelegenheit, ihre Mitglieder und Mitglieder auf eine neue Art und Weise einzubeziehen.

Dank unserer langjährigen Erfahrung in großen Sitzungen wurden wir von mehreren großen Verbänden und Organisationen gebeten, dabei zu helfen. Am 15. April führten wir die Jahreshauptversammlung der Genossenschaftsvereinigung (Collected Coop in Schweden) durch.

– Es war sehr glatt. Unsere 100 Mitglieder nahmen aus der Ferne teil und nutzten Trippus, um während des Treffens über rund 20 Themen abzustimmen, sagt CEO Anders Dahlquist-Sjöberg, der für die Hauptversammlung von KF verantwortlich ist.

Bei zwei Gelegenheiten hat Trippus fiktive Hybridstimmen für alle aufgeführt, die erfahren wollten, wie sich dies anfühlen würde. Es entstanden viele interessante Fragen und Antworten, die wir jetzt mit allen Interessierten teilen möchten.

Fragen, die bei den Hybridtreffen am 22. und 24. April 2020 eingegangen sind

Können Sie nur über das Handy abstimmen oder über den Browser?
Antwort: Die Fragen können auch per E-Mail gesendet werden, wir empfehlen jedoch SMS.

Benötigen Sie während des Meetings aktive Unterstützung von Trippus oder können Sie diese Technologie selbst verwalten?
Antwort: Sie können sich gemäß den Anweisungen von uns selbst darum kümmern. Wir empfehlen jedoch eine Person von Trippus, damit Sie sich auf das Meeting selbst konzentrieren können.

Kann admin / ordf alle Teilnehmer stummschalten: a (den Ton entfernen) und dann denjenigen einlassen, der das Wort angefordert hat? Gibt es eine einfache Funktion, um das Wort anzufordern?
Antwort: Dies hängt ganz von der Lösung ab, die der Veranstalter für die Sendung verwendet. Es ist ein gemeinsames Merkmal. In Zoom *, GoToMeeting und Microsoft Teams gibt es diese Möglichkeit.

Können Sie einen physischen Teil mit einem Hybrid kombinieren? Ist es etwas, was Ihre Kunden bevorzugen? Ich wundere mich über eine kleine halb verzweifelte Pflanze, die sich verändern und überleben will.
Antwort: Ja, absolut. Solange Sie sich an die Anweisungen und Empfehlungen der Behörden halten, ist es in vielen Fällen für Organisationen interessant, dass sich mindestens <50 Personen physisch treffen können.

Können Sie als Teilnehmer nur mit Ihrem Handy fahren oder benötigen Sie einen Computer und ein Handy?
Antwort: Die E-Mail (App) des Telefons funktioniert einwandfrei, wenn die SMS nicht eintrifft. Wir empfehlen jedoch, ev zu folgen. Streaming / Broadcast auf Computer oder Tablet aufgrund der größeren Bildschirmfunktionen.

Können sich die Teilnehmer dafür entscheiden, anonym zu bleiben?
Antwort: Ja, wir können die gesamte Umfrage anonym stellen, dies kann nicht pro Frage in der Umfrage durchgeführt werden.

Können Sie sehen, wer abgestimmt hat, wenn Sie die Namen kennen müssen?
Antwort: Ja, Sie können dies in Trippus sehen, solange die Umfrage nicht anonym ist. Dies ist eine zentrale Funktion bei der Abstimmung auf der Grundlage einer genehmigten Abstimmungsdauer, beispielsweise auf den Hauptversammlungen der Gesellschaften mit beschränkter Haftung.

Können wir die Teilnehmer in verschiedene Kategorien einteilen, damit nur diejenigen mit Stimmrecht den Fragebogen erhalten?
Antwort: Ja, dann ist es wichtig, diejenigen mit Stimmrecht in ihrer eigenen Teilnehmerkategorie in Trippus zu trennen.

Können Sie andere Fragen haben als nur Ja und Nein?
Antwort: Ja, es gibt mehrere, einzelne, benotete und freie Textfragen. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fragen und Antwortoptionen anzupassen.

Sitzt ein Administrator immer noch aktiv und aktiviert / deaktiviert die Umfragefragen? Denken Sie daran, dass dies beim letzten Mal etwas umständlich war.
Antwort: Es ist jetzt möglich, die Fragen direkt in Trippus On-Site-Admin zu deaktivieren und zu aktivieren. Sie müssen dies im Umfrage-Administrator nicht mehr tun. In On-Site-Admin haben Sie die Möglichkeit, alle Ihre Fragen in der Umfrage gleichzeitig zu aktivieren / deaktivieren. Es funktioniert auch so, dass wenn Sie eine Frage sichtbar machen, sie gleichzeitig im Umfrage-Administrator aktiviert wird. Wenn Sie dann fortfahren und die nächste Frage im Stream sichtbar machen, wird sie aktiviert und die vorherige Frage deaktiviert.

Wie stellen Sie sicher, dass alle Wahlberechtigten abstimmen? Wie sieht die Zusammenstellung für Abstimmung, Teilnahme aus? Ist diese DSGVO gesichert?
Antwort: Die Stimmberechtigten werden in ihre eigene Kategorie eingeteilt. Das Formular ermöglicht es dem Wähler, seine Identität zu bestätigen, und durch die Registrierung der Teilnahme wird sichergestellt, dass nur diejenigen anwesend sind, die anwesend sind (oder durch einen Bevollmächtigten). Es ist möglich, anonyme Antworten bei der Abstimmung zu haben, und dies wird häufig in den Statuten festgelegt, denen die Organisation folgt.

Das System eignet sich gut für einfachere Fragen. Wie man mit komplizierten Problemen angemessen umgeht – z. Überarbeitung politischer Dokumente und Positionen?
Antwort: Wenn Sie andere Antworten als Ja / Nein / Enthalten benötigen, können Sie Antwortoptionen über z. Freitext oder haben mehr / andere Antwortmöglichkeiten.

Stellen Sie ein Videokonferenzsystem zur Verfügung oder haben Sie Vorschläge zu Tools?
Antwort: Wir verwenden GoToMeeting selbst und können technischen Support leisten, damit alles reibungslos funktioniert. Wir empfehlen kein spezielles Tool für das Streaming (Live-Übertragung), beachten Sie jedoch, dass Zoom, Teams immer häufiger verwendet werden.

Wie viel kostet es, Sie für eine Hauptversammlung einzustellen? Wir sind ein brf mit insgesamt 90 Mitgliedern.
Antwort: Wir werden Sie kontaktieren, die die Frage separat gestellt haben. Sie andere können uns gerne unter sales@trippus.com kontaktieren

Fragen während eines Meetings sollten sie per Link oder Web-TV gestellt werden?
Antwort: Dies liegt ganz beim Veranstalter des Meetings. Trippus kann den Teilnehmern anbieten, Textfragen über den Fragebogen einzureichen. Dann hat der Teilnehmer nur die Möglichkeit, pro Frage eine Freitextantwort einzureichen. Natürlich ist es möglich, mehrere Textantworten im Fragebogen zu haben, aber um den Ablauf während des Meetings zu erleichtern, haben wir zuvor zu Beginn des Meetings eine Freitextfrage erstellt, in die die Teilnehmer eingeben können, dass sie das Wort unter einem bestimmten Punkt auf der Tagesordnung anfordern möchten. Wenn es Zeit für diesen Tagesordnungspunkt ist, kann der Teilnehmer sein Mikrofon aufsetzen und mit den übrigen Teilnehmern der Besprechung sprechen. Sie können am Ende des Meetings auch einen weiteren Fragenpunkt mit einer Freitext-Antwortfrage haben, in der die Teilnehmer ihre Fragen einreichen können.

Chat-Funktion
Viele digitale Besprechungsprogramme verfügen auch über eine Chat-Funktion. Wir haben gesehen, dass es gut funktionieren kann, wenn die Teilnehmer über eine Chat-Funktion Fragen stellen, solange dem Veranstalter klar ist, wie diese Gelegenheit genutzt werden soll und dass eine gewisse Disziplin besteht. Es ist leicht möglich, dass einzelne Teilnehmer einen öffentlichen Chat verwenden, um ihre eigenen Meinungen zu äußern und zu versuchen, andere Teilnehmer zu beeinflussen.

Ist es möglich, die Sicherheit zu erhöhen, zu wissen, wer wer ist, wenn es benötigt wird?
Antwort: Die Stimmberechtigten werden in ihre eigene Kategorie eingeteilt. Das Formular ermöglicht es dem Wähler, seine Identität zu bestätigen, und durch die Anwesenheitsregistrierung wird sichergestellt, dass nur die Anwesenden abstimmen. Wenn Sie keine anonymen Antworten zulassen, wird in einem separaten Bericht angezeigt, wer was beantwortet hat. Wenn dieser Ansatz nicht als ausreichend angesehen wird, müssen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. In solchen Fällen kontaktieren Sie uns.

Können Sie anschließend Grafiken für alle Fragen finden?
Antwort: Ja, Sie können Umfrageberichte für alle Fragen erhalten, die während der Veranstaltung gestellt wurden.

Können Sie dies alleine tun oder wird Trippus vor Ort benötigt?
Antwort: Sie können sich gemäß den Anweisungen von uns selbst darum kümmern. Wir empfehlen jedoch eine Person von Trippus, damit Sie sich auf das Meeting selbst konzentrieren können.

Tipps, wie man vorgeht, wenn eine Person mehr Stimmen hat?
Antwort: Es ist möglich, die Informationen, die der Administrator hat, zu jeder Buchung hinzuzufügen. Je nachdem, wie viele zusätzliche Stimmen beteiligt sind, ist es möglich, auf unterschiedliche Weise zu präsentieren.

Abstimmung mit vielen Antwortmöglichkeiten

Frage: Möchten Sie eine Frage zur Abstimmung stellen? Als wir uns für den Hybrid zu den Board-Gebühren entschieden haben, haben Sie die verschiedenen Vorschläge in etwa fünf Bars gebündelt, wobei die Entscheidung die Bar war, die die meisten Stimmen erhielt. Wenn es ein physisches Treffen gewesen wäre, hätte ich abgestimmt. Ich hätte nicht gedacht, dass ich es schaffen könnte. Mit anderen Worten, ich frage mich, wie ich mit Abstimmungen umgehen soll, die ein äußerst wichtiges demokratisches Thema der Vereinigung sind.
Antwort: Je nach Format können Sie zu Beginn der Abstimmung über den Punkt wie in unserem Beispiel entweder die Möglichkeit zur Abstimmung per Freitext geben oder alternativ „Ja / Nein / Enthaltung / Abstimmung beantragen“ als Alternative zum Punkt in Agenda.

* Wie schalten Sie alle auf Zoom stumm? Sie können alle Teilnehmer, die bereits an der Besprechung teilnehmen, sowie neue Teilnehmer, die an der Besprechung teilnehmen, stumm schalten.

1. Wählen Sie Teilnehmer verwalten.
2. Wählen Sie Alle stummschalten.
3. Sie werden aufgefordert, den Teilnehmern zu erlauben, die Stummschaltung aufzuheben. Wenn Sie auf Weiter klicken, werden alle aktuellen und neuen Teilnehmer stummgeschaltet.

HINWEIS – Wenn Sie Hilfe von uns bei der Planung eines Meetings benötigen, bei dem sich eine große Anzahl von Teilnehmern an einem anderen Ort befindet, geben Sie unten Ihre Daten ein und wir werden uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen. Gleiches gilt, wenn Sie an einer fiktiven Hybrid-Generalversammlung teilnehmen und unsere Experten auf diesem Gebiet treffen möchten. Hinterlassen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Sie erhalten eine Einladung für das nächste Mal, wenn wir dies anbieten.

 

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