Sociala medier

Virtuella event – våra topp-tre-tips 

Under våren 2020 har vi på Trippus liksom många andra i branschen sett ett stort skifte i efterfrågan från fysiska till virtuella möten. Istället för att göra ”som vanligt” och hålla sitt möte på en konferensanläggning har deltagarna istället deltagit digitalt. Det här skapar både möjligheter och utmaningar, och vi har sammanställt information inom de områden som vi ser som viktigast utifrån ett arrangörsperspektiv.

1. Deltagarkommunikation

Deltagarkommunikation, eller deltagarhantering om man så vill, är ett område som är lika viktigt oavsett om ett event genomförs fysiskt eller virtuellt. I båda fallen behöver vi fundera på hur vi utformar inbjudan, anmälningsprocess och marknadsföring för att göra vårt eventerbjudande så attraktivt och lättillgängligt som möjligt. Innehållet i mötet och de val som behöver göras i samband med anmälan som har att göra med vilka delar av eventet man vill delta i blir ofta ganska lika oavsett mötets format, medan det som däremot skiljer är de mer logistiska frågorna. Hotellbokning och anmälan till luncher och middagar är ju ofta inget man som arrangör behöver bekymra sig om vid virtuella events, men det kan finnas andra saker som blir viktigare i kommunikationen med deltagarna istället. Det är inte alla som har så stor erfarenhet av att delta på events virtuellt, så därför kan det vara en bra idé att förbereda deltagarna på hur de förväntas agera. Vill vi att de har sin kamera på under evenemanget? Förväntas man slå på sin mikrofon för att komma med input eller hänvisas man till att göra det via chat eller eventapp? Om deltagarna är förberedda på vad som förväntas av dem ökar chansen att det blir ett lyckat virtuellt event.

2. Livesändning

Livesändning är en viktig del av virtuella events, och det handlar om hur ljud och bild på den som pratar distribueras till alla deltagare var de än befinner sig. Idag finns det både lättanvända och billiga verktyg för att sända ljud och bild och dessutom innehåller ju varje laptop och surfplatta både kamera och mikrofon. Vem har inte spenderat större delen av våren i Teams-möten från hemmakontoret? I vissa fall kanske dessa hjälpmedel är tillräckliga för att uppnå önskat resultat men det finns också mycket att vinna på att utvärdera de mer proffsiga alternativen – för en relativt liten merkostnad kan man höja nivån på deltagarnas upplevelse av virtuella events ordentligt. Vad som är ”rätt” nivå avgörs också av vilken ambitionsnivå man har med sitt virtuella event. Vill vi att alla deltagare ska kunna prata under eventet, eller vill vi kunna säkerställa att de inte gör det? Ska alla ha möjlighet att slå på kameran eller är det något som du som arrangör vill kunna kontrollera? Och inte minst vill vi säkerställa att endast betalande/behöriga deltagare faktiskt kan delta i vår livesändning för att undvika sk ”Zoom bombing” (där obehöriga tar sig in i virtuella mötesrum för att sabotera).

3. Interaktion

Interaktion via tekniska hjälpmedel i samband med event är något som vi på Trippus har pratat om under flera år. Fram till nu har det huvudsakligen handlat om att deltagare kan interagera med talare och varandra under konferenser och evenemang där man ses fysiskt men där det är för många deltagare för att handuppräckning eller att alla pratar rakt ut ska fungera. Allt fler event har gett deltagare möjligheten att ställa frågor till talaren via sin eventapp och låtit talaren ”ta tempen” på publiken genom att ställa frågor och visa svaren i realtid på en storbildsskärm.

app virtual event

När vi inte har deltagarna i samma rum är det här något som blir ännu viktigare för att skapa rätt känsla under eventet, och interaktion via mobilen blir användbart även vid ganska små deltagarantal. En av de svåraste delarna att ersätta från våra fysiska event är de mer eller mindre formella pratstunderna som mer eller mindre uppstår ad-hoc vid mingel eller pauser. Ett sätt att delvis ersätta dessa och att skapa ett ytterligare mervärde för deltagarna är att skapa förutsättningar för en-till-en-möten där deltagare träffas virtuellt två och två under eventets gång.

 

Vill du veta mer om hur Trippus kan hjälpa till med deltagarkommunikation, livesändning och interaktion vid ditt nästa virtuella event? Kontakta oss genom att fylla i formuläret nedan. 

Berätta hur vi kan hjälpa er

5 + 7 =