Hybridstämmor har blivit ett allt mer självklart val för bolag, föreningar och organisationer som vill öka tillgängligheten och skapa bättre engagemang bland deltagarna. Med nya regler som trädde i kraft 2024 är det nu tydligare än någonsin vad som gäller för att genomföra en hybridstämma på ett juridiskt säkert och effektivt sätt.

I den här artikeln delar vi med oss av konkreta tips, vanliga fallgropar och hur du med rätt teknik – och rätt partner – kan skapa en hybridstämma som fungerar sömlöst för både fysiska och digitala deltagare.

Vad är en hybridstämma?

En hybridstämma är en bolagsstämma eller föreningsstämma där deltagare kan närvara både fysiskt och digitalt. Det är alltså ett möte som kombinerar det bästa av två världar – flexibiliteten från digitala möten och det personliga från fysiska träffar.

Till skillnad från en helt digital stämma, där alla deltar online, möjliggör hybridformatet att varje deltagare själv väljer hur de vill delta.

Vad säger lagen om hybridstämmor?

Sedan den 1 januari 2024 är det tillåtet att hålla digitala och hybrida stämmor utan särskilda tillfälliga undantag – men vissa regler måste följas. För att få genomföra en hybridstämma behöver möjligheten finnas inskriven i bolagsordningen eller föreningens stadgar. Det innebär att många organisationer behöver se över och eventuellt uppdatera sina styrdokument.

Utöver detta gäller samma formella krav som för traditionella stämmor: korrekt kallelse, möjlighet till röstning, dokumentation och tillgång till handlingar.

Läs mer hos Bolagsverket om aktuella lagkrav.

Fördelar med hybridstämma

En väl genomförd hybridstämma ger flera tydliga fördelar:

• Ökad tillgänglighet – Deltagare kan ansluta oavsett var de befinner sig, vilket särskilt gynnar medlemmar eller aktieägare med långt avstånd till stämmoplatsen.
• Stärkt engagemang – Möjligheten att delta digitalt kan leda till högre närvaro och mer aktiva deltagare.
• Minskade kostnader och klimatpåverkan – Färre resor innebär lägre kostnader och ett mer hållbart alternativ.

Utmaningar och vanliga misstag – och hur du undviker dem

Att arrangera en hybridstämma ställer krav på både teknik och struktur. Här är några vanliga misstag – och hur du undviker dem:

• Tekniska problem – Bristfällig ljud- eller bildkvalitet skapar frustration. Testa all utrustning i god tid och ha backup-planer.
• Otydlig kommunikation – Informera tydligt om hur deltagare loggar in, hur röstning sker och vilka tider som gäller.
• Bristande likabehandling – Se till att digitala deltagare har samma rättigheter och möjligheter som de som deltar fysiskt, t.ex. vid röstning och ordet i diskussioner.

Checklista: Så planerar du en lyckad hybridstämma

Att lyckas med en hybridstämma kräver förberedelser. Här är en kort checklista:

✅ Se över stadgar eller bolagsordning – Säkerställ att hybridmöten är tillåtna
✅ Välj rätt lokal och teknik – Kombinera möteslokal med stabil uppkoppling och bra ljud/bild
✅ Skicka en tydlig kallelse – Ange både fysisk adress och digital länk, samt instruktioner
✅ Erbjud digital röstning – Säkerställ att alla deltagare kan rösta, oavsett plats
✅ Ha en mötesledare med koll – Både fysiska och digitala deltagare ska känna sig inkluderade
✅ Dokumentera mötet korrekt – Spara protokoll och eventuellt inspelning

Tekniken bakom en smidig hybridstämma

Det räcker inte med en videolänk. En lyckad hybridstämma kräver teknik som är anpassad för formella möten:

• Registreringssystem – För kontroll över vilka som deltar och hur
• Säker digital inloggning – Möjlighet att identifiera deltagare, särskilt vid röstning
• Interaktivitet – Chatt, handuppräckning, talarlistor
• Digital röstning – Juridiskt säker och transparent lösning
• GDPR-säker hantering – Deltagardata ska hanteras enligt gällande regler

Så hjälper Trippus dig att genomföra en hybridstämma

Med Trippus får du ett komplett system för att hantera hela hybridstämman – från inbjudan och registrering till röstning och deltagaruppföljning. Vår plattform används redan av många medlemsorganisationer, bostadsrättsföreningar och börsnoterade bolag som vill genomföra sina stämmor på ett tryggt och professionellt sätt.

🎤 Registrering – Separat eller gemensam för fysiska och digitala deltagare
📩 Kallelseutskick med personlig länk
🗳️ Digital röstning i realtid‍
📊 Statistik och uppföljning

👉 Läs mer om vår lösning för årsstämmor här.