Digitalt årsmöte 2021
Den tillfälliga lagen som möjliggör digitala årsmöten är tills vidare förlängd till utgången av 2021. Här samlar vi rekommendationer och råd för er som ska hålla ett digitalt årsmöte i förening eller bolag i år.
Webinar om digitala årsmöten
I januari 2021 anordnade Trippus ett välbesökt digitalt möte för att specifikt gå igenom digitala årsmöten och -stämmor. De som missade detta webinar om det digitala årsmötet kan se sändningen här:
Digitalt årsmöte för bolagsstämma
Alternativ till en digital årsstämma
I denna artikel redogör vi främst för hur man ska förbereda och tänka när man arrangerar ett digitalt årsmöte där deltagare deltar virtuellt. Det digitala årsmötet är kanske här för att stanna – om det sköts rätt kan det till och med öka individens möjlighet att hålla sig informerad och påverka de beslut som tas.
Om ni inte har möjlighet att hålla ett helt digitalt årsmöte har ni i år några alternativ enligt den tillfälliga lag som nu gäller till slutet av 2021. I år kan man välja att:
- Skjuta upp årsstämman i tid, men fortsatt max 6 månader
- Hålla en ”pappersstämma”, eller stämma per capsulam
- Begränsa antalet deltagare på ett fysiskt möte
- Arrangera en hybridstämma
Ett digitalt årsmöte som demokratisk process
Varje år hålls det i Sverige över en miljon bolagsstämmor, föreningsstämmor, stämmor för klubbar och avdelningar, allmänna årsmöten och kongresser. Dessa sammankomster är främst till för att säkerställa att man följer lagar och de stadgar som organisationen lyder under. Dessa lagar och stadgar finns dock till för att främja årsmötets grundläggande syfte.
Syftet med årsmötet är att ägarna, medlemmarna och övriga deltagare ska få möjlighet att bli korrekt informerade om det gångna årets verksamhet, och om hur man planerar att driva verksamheten följande år. Det handlar även om att ge alla möjlighet att ställa frågor, ta eller godkänna beslut, ge förslag samt få viktiga klargöranden. I vissa fall handlar det även om att ledningen ges möjlighet att få återkoppling och hjälp att korrigera tidigare tagna beslut.
Under pandemin var det många som snabbt insåg att det skulle bli svårt att genomföra stämmor på samma sätt som tidigare år. Regeringen reagerade snabbt på behovet att kunna genomföra dessa lagstadgade evenemang på digital väg. Därför är det sedan den 15 april 2020 tillåtet att genomföra digitala årsmöten på distans. Denna lag har sedan förlängts och gäller nu resten av 2021. Läs mer om lagen på Bolagsverket.
2020 – Året för digitala möten
Under 2020 genomfördes ett stort antal digitala årsmöten. En del föreningar och företag sköt upp sina årsmöten i förhoppning att pandemin skulle klinga av och restriktionerna avslutas. Vissa mindre bolag kunde fortsätta att hålla sina stämmor per capsulam, alltså utan att något fysiskt möte äger rum.
Ett annat alternativ till digitala årsmöten är så kallade Hybridstämmor, som genomfördes både digitalt med livestreaming och med fysiska deltagare på plats i samma lokal. Slutligen erbjöds också traditionella årsmöten, men med begränsat antal deltagare. Detta alternativ får nog ses som det minst demokratiska, och i strid med de förhoppningar som lagstiftarna hade gällande allas möjlighet att kunna vara med och påverka.
Vem måste hålla årsmöten och stämmor?
Alla företag, bolag och föreningar måste hålla ett ordinarie årsmöte, bolagsstämma eller föreningsstämma en gång om året. Vid vissa nya, ofta oförutsedda, frågeställningar så behöver man sammankalla till en extra stämma.
Enligt Ekonomifakta fanns det 1 261 373 företag i Sverige år 2020. Av dessa är det 3 847 som räknas som offentliga företag. Drygt 600 000 av alla företag är aktiebolagsregistrerade. Enligt Aktiebolagslagen måste den ordinarie bolagsstämman äga rum på den ort där styrelsen har sitt säte. Detsamma gäller föreningar. För samtliga gäller att man kan skjuta på årsmötet i max 6 månader efter räkenskapsårets utgång. Har man inte brutet räkenskapsår ska alltså stämman vara avklarad senast sista juni. Digitala årsmöten har av denna anledning kommit att spela en viktig roll.
Kallelse till digitalt årsmöte
Precis som till vanliga årsmöten ska deltagarna få sin inbjudan mellan 4 och 6 veckor innan ett digitalt årsmöte äger rum. Det ska framgå i stadgarna hur kallelsen ska ske. Gissningsvis är stadgarna hos de flesta företag inte alls uppdaterade för nya moderna kommunikationsverktyg. Nu för tiden är det vanligast att man skickar inbjudan med e-post och det är därför centralt både för individer och organisationer att register kontinuerligt uppdateras med rätt e-postadress. Det finns få riktlinjer utfärdat för hur det ska gå till, så här får man i hög grad utgå från sunt förnuft.
I kallelser till digitala årsmöten behöver bland annat följande finnas med:
- Tid och plats för stämman
- Dagordning
- Förslag och information om dessa
- Aktieägares rätt att delta
Något som man bör komplettera kallelsen med just när det gäller ett digitalt årsmöte är en länk till den streamingtjänst som ska användas. Vid normala kalenderinbjudningar från Google kalender är det valbart att lägga till en länk till Google Meet.
Kallelsen med Google Meet länk för det digitala årsmötet med bolagsstämma
Om en länk finns med redan i kallelsen kan den läggas till i kalendern direkt, för minskad risk för missförstånd. Man kan även använda funktionen ”Lägg till beskrivningar eller bilagor” för att låta stämmans dagordning tydligt framgå.
Streama digitala årsmöten
En av de vanligaste professionella tjänsterna för att livesända digitala årsmöten är Zoom, som erbjuder fler användbara funktioner och en nu ökad säkerhet. Trippus samarbetar med Zoom och erbjuder tjänster för att förenkla digitala årsmöten som använder denna plattform.
Beslutsunderlag och mer information
Om man behöver skicka med kompletterande information i PDF-format inför ett digitalt årsmöte går det enkelt att bilägga i e-post. Man behöver dock tänka på att om det finns blanketter som ska fyllas i krävs det ofta att individen har en betalversion av Acrobat för att göra detta. Då kan det vara enklare att använda en separat e-signeringstjänst som Assently, Scrive eller Oneflow.
Dessa tjänster kan även användas för att få protokoll och annat material underskrivet efter det att beslut har tagits. Flera av dessa tjänster använder BankID för enkel och säker identifiering.
Professionell inbjudan till digitala årsmöten
För många organisationer är det årligt återkommande årsmötet en av få möjligheter att kommunicera med sina medlemmar och aktieägare. Då kan det vara önskvärt att professionalisera inbjudan till ett digitalt årsmöte. Med mjukvarulicens från Trippus kan du skapa en snyggare inbjudan som i motsats till mailleverantörerna bjuder på fler alternativt att professionalisera digitala årsmöten från ax till limpa.
- Få en anmälningslista som kan stämmas av mot aktiebok
- Skapa en professionell inbjudan med fri layout
- Integrera med befintligt CRM-system
- Skapa röstningsliggare
Undvik att kallelsen hamnar i skräpkorgen
Ett alldeles för vanligt problem är att större utskick kan hamna i skräpkorgen för att det uppfattas som spam. Stora utskick från en mailserver som sällan används är suspekt enligt flera stora mail-tjänster.
- I god tid innan själva kallelsen kan man provsända information och be om återkoppling, till exempel via en enkät. På så sätt får ni information om att det inte föreligger ett problem.
- Om ni i arbetar tillsammans med en trovärdig aktör som ni vet har koll på utskickskvalitet och säkerhet är ni troligen i säkra händer. På Trippus är vi mycket erfarna gällande kallelser och vi följer de protokoll och säkerhetsrutiner som krävs för att bibehålla hög rating som avsändare av mail.
- Med Trippus automatiseras även påminnelsehanteringen, vilket många kunder och användare värdesätter högt, inte minst för digitala årsmöten.
- Om det verkar som att alla inte läser e-post från er, bör man säkerställa att organisationens mail når alla användare utan problem. Kontakta er IT-avdelning eller ta kontakt med ert webbhotell och beställ en tilläggstjänst under den period som man har behov av att skicka en större mängd e-post på ett tillförlitligt sätt.
Om du är intresserad av att veta mer om hur du kan undvika att kallelsen till ert digitala årsmöte förblir oläst eller återfinns i skräpkorgen så kan du läsa mer på bloggen Teknifik. Sammanfattat säger skribenten:
- Skicka från och till riktiga namn (Mats Nyberg från Trippus)
- Använd relevanta rubriker
- Se över mailsignaturen
- Var försiktig när du kopierar kallelsen från ett Word-dokument, och undvik att formateringar kommer med
- Rensa och uppdatera maillistan med jämna mellanrum
Säkerställ att deltagarna kan rösta
Röstningsförfarandet är en av de viktigaste funktionerna under ett digitalt årsmöte. För att genomföra en bra röstning behöver man veta vem som är på mötet och att de har rätt att rösta. På fackspråk kallas det att ”fastställa röstlängd”.
Genom att ni via Trippus skickar ut individuella länkar i inbjudan och att det sedan skapas en personlig länk till en eventapp har ni ett slag fått allt som behövs för att genomföra en trygg röstning på ert digitala årsmöte.
En eventapp kan innehålla röstlängden och är även ett enkelt sätt att säkerställa att man kan kommunicera med deltagarna under det digitala årsmötet. Det gäller också när man vill att de ska kunna skicka in frågor, svara på enkäter eller på andra sätt engagera sig under mötet. Frågor och svar samt resultat och grafer kan publiceras på den huvudskärm som deltagarna följer via Zoom, Teams, Google Meets eller motsvarande.
”Du behöver ett digitalt röstverktyg som har funktioner som tillåter sluten röstning. Det finns flera system, Trippus, Scribe och Poströsta.se är några av de vanligaste verktygen på marknaden. För större stämmor där inte alla känner varandra, kan användarna även identifiera sig med BankID. Zoom har idag (2020-06-05) en möjlighet för röstning “Poll” i sitt verktyg” // Svenska Möten.
Rösta på digitalt årsmöte
Under 2020 genomfördes ett stort antal digitala årsmöten där möjligheten att kunna rösta på förslag och beslut var centralt. Hur ser ni till att man på ett säkert sätt kan rösta på digitalt årsmöte? Framgår det av stadgarna hur poströstandet ska gå till?
Det går normalt att be deltagare att poströsta. Då sker röstningen i förtid baserad på den information som framgick i inbjudan till det digitala årsmötet. Även om namnet indikerar att röstning ska ske via post godkänns normalt att deltagare skickar in mail på hur de ställer sig till förslag och beslut.
Om ombud används för att delta och rösta i ens ställe, sker detta normalt genom att man anger detta vid närvaroregistreringen. Annars gäller stadgarna som vanligt.
Det absolut vanligaste sättet att bedriva röstning kallas ”acklamation” och innebär att ordföranden snabbt går igenom beslutspunkter och ber deltagarna att ange om man opponerar sig mot ett föreslaget beslut. I en digital årsstämma kan man med fördel använda acklamation i chatten. Be deltagarna att skriva in om de opponerar sig mot något. Den person som är ansvarig för chatten kan då snabbt meddela ordföranden att man behöver stanna upp och hantera beslutspunkten ytterligare.
Deltagandet under ett digitalt årsmöte
De som deltar kommer in till ett digitalt årsmöte och blir närvaroregistrerade. Många väljer att även upprätta röstlängden vid detta tillfälle. Låt någon meddela ordförande om status och om det är någon som har kommunicerat sen ankomst. Specifika fullmakter kan komma in sent och godkänns normalt utifrån vad stadgarna anger.
Detta är ett bra tillfälle att påminna om etikett och andra förutsättningar som gäller under ett digitalt årsmöte. Vi rekommenderar att ordföranden startar mötet genom att informera hur mötet kommer att gå till och hur röstning kommer att genomföras.
Ett tips är att ordförande förutom mötets sekreterare tar hjälp av en person som agerar teknisk support och som kan hantera de frågeställningar som kan uppstå. Det är vanligt att deltagare inte förstår hur man ska hantera ljud och bild och andra specifika funktioner.
Här följer några vanliga frågor som det kan vara bra att ha testkört innan och eventuellt även ha checklistor för. Dessa kan teknisk support eller annan utsedd med denna roll maila ut vid behov.
10 vanliga frågor vid digitala årsmöten
- Kommer man att tillhandahålla textning under mötet?
- För många som är äldre kan det vara ett bra stöd för att enklare följa med i vad som sägs.
- Om det blir störningar under mötet när det gäller ljud, vad gäller?
- Teknisk support eller mötets sekreterare kan uppgiften att berätta för ordförande eller annan talare när sändningen fallerar.
- Kommer det digitala årsmötet och stämman att spelas in?
- Blir detta tillgängligt för andra efteråt?
- Om någon vill begära ordet, hur gör man då?
- Hur hittar man till, och använder chatt eller motsvarande?
- Vanligt att denna används för att ställa frågor. Det är alltid bra att berätta hur denna funktion kommer att användas.
- Kan man justera sin egen bakgrund eller annat som har med bilden att göra?
- Kan man ringa in till mötet med sin telefon?
- Är det tydligt vilka som deltar och vilka som pratar?
- Kan man själv stänga av och sätta på sitt ljud?
- Hur hittar man ”anslutningsinformation” – länk till mötet eller ett telefonsamtal med pinkod?
Ta del av en bra checklista från Helsingfors universitet för vad man ska tänka på när man använder Zoom som verktyg till ett digitalt årsmöte.
Efter ett digitalt årsmöte
Fördelen med ett digitalt årsmöte är att mycket av innehållet på teknisk nivå har kunnat dokumenteras. Detta borde också göras tillgängligt för de som missade hela eller delar av mötet. Det är dock upp till arrangören och ofta ordföranden att bestämma hur mycket som ska delges efter digitala årsmöten.
Det är värdefullt att spara chatten som en textfil om det har varit många frågor under mötet. Zoom och andra verktyg har sådana funktioner. Filen underlättar sammanfattningar, protokollförande och skapar engagemang och innehåll kring digitala årsmöten.
Det går även att låta en van filmklippare göra en kortare film med tidsstämplar för när viktiga frågor hanterades och när beslut togs, och sedan publicera denna specifikt för ägare och medlemmar. Om filmen laddas upp på Vimeos betaltjänst kan man låta det rörliga materialet ligga bakom en inloggning. Andra alternativ är Youtube och Facebook.
Använd en videotjänst som tillåter innehåll bakom inloggning för det digitala årsmötet med video från stämman
Om du vill veta mer om hur vi på Trippus kan hjälpa dig att få till ett bra digitalt årsmöte som upplevs professionellt delar vi gärna med oss av våra unika erfarenheter och av hur våra kunder upplevde digitala årsmöten förra året.
Fyll i dina uppgifter nedan om du vill att vi kontaktar dig.
