Sociala medier

KF och Trippus har hållit en Hybridstämma – det här behöver du veta

Nu under våren kommer merparten av Sveriges föreningar, organisationer och företag att hålla sin stämma. 2020 är första gången någonsin staten ger oss möjligheten att hålla stämmor på distans. Att ställa frågor och att delta aktivt genom att rösta på förslag kommer i år bli lika mycket en utmaning som en fantastisk möjlighet för att engagera sina medlemmar och ledamöter på ett nytt sätt.

Vi har blivit ombedda av flera stora föreningar och organisationer att hjälpa till med detta tack vare av vår mångåriga erfarenhet av stora möten, och den 15 april genomförde vi Kooperativa Förbundets (det samlade Coop i Sverige) årsstämma.

– Det var väldigt smidigt. Våra 100 ledamöter deltog på distans och använde Trippus för att rösta i ett 20-tal frågor under stämman, berättar vVD Anders Dahlquist-Sjöberg som är ansvarig för KF:s stämma.

Vid två tillfällen har Trippus genomfört fiktiva hybridstämmor för alla som själva ville uppleva hur detta skulle kännas. Det skapade en mängd intressanta frågor och svar som vi nu vill dela med oss av till alla som kan vara intresserade.

Inkomna frågor vid hybridstämmorna 22 april & 24 april 2020

Är det endast via mobil det går att rösta eller kan man göra det via webbläsare?  
Svar: Frågorna kan även sändas ut via mejl men vi rekommenderar SMS.

Behöver man Trippus aktiva support under stämman eller kan man sköta denna teknik själv? 
Svar: Ni kan sköta det själva efter instruktioner från oss men vi rekommenderar en person från Trippus så att ni kan koncentrera er på själva stämman.

Kan admin/ordf mute:a (ta bort ljudet på) alla deltagare och sen släppa in den som begärt ordet? Finns det enkel funktion för att begära ordet? 
Svar: Det beror helt på den lösning som arrangören använder för sändningen. Det är en vanlig funktion. I Zoom*, GoToMeeting och Microsoft Teams finns den möjligheten.

Kan man kombinera en fysisk stämma med hybrid? Är det något era kunder föredrar? Undrar en lite halvdesperat anläggning som vill förändra sig och överleva. 
Svar: Ja absolut. Så länge man förhåller sig till myndigheternas anvisningar och rekommendationer är det i många fall intressant för organisationer att åtminstone <50 personer kan träffas fysiskt.

Kan man köra som deltagare bara med sin mobil eller måste du ha en dator och mobil? 
Svar: Det går alldeles utmärkt med mobilens mail (app) ifall sms:et inte går fram. Vi rekommenderar dock att man följer ev. stream/sändning på dator eller surfplatta pga den större skärmens möjligheter.

Kan deltagarna välja att vara anonyma? 
Svar: Ja, vi kan sätta hela enkäten som anonym, går ej att göra per fråga i enkäten.

Kan man se vem som har röstat om man behöver veta namnen? 
Svar: Ja du kan se detta i Trippus så länge inte enkäten är satt som anonym. Detta är en central funktion när man röstar utifrån en godkänd röstlängd vid till exempelvis aktiebolagens årsstämmor.

Kan vi separera att deltagarna i olika kategorier så att enbart de med rösträtt får enkäten? 
Svar : Ja, då gäller det att separera de med rösträtt i en egen deltagarkategori i Trippus.

Kan man ha andra frågor än bara ja och nej? 
Svar: Ja, det finns flerval, enval, gradering och fritextfrågor. Här har du fri möjlighet att anpassa dina frågor och svarsalternativ.

Lär en administratör fortfarande aktivt sitta och aktivera/avaktivera enkätfrågorna? Minns att detta var lite omständligt sist vi använde detta. 
Svar: Det finns nu möjlighet att direkt i Trippus On-Site-Admin inaktivera och aktivera frågorna. Du behöver inte längre göra det i enkätadmin. I On-Site-Admin har du möjlighet att aktivera/Inaktivera alla dina frågor i enkäten på en gång. Det fungerar även så att när du gör en fråga synlig så aktiveras den samtidigt i enkätadmin. När du sedan går vidare och gör nästa fråga synlig i flödet kommer den aktiveras och tidigare fråga inaktiveras.

Hur säkerställer man att alla röstberättigade röstar? Hur ser sammanställningen ut för röstning, närvaro? Är detta GDPR säkrat?
Svar:  De som är röstberättigade samlas i en egen kategori. I formuläret så får den röstberättigade bekräfta sin identitet och via närvaroregistrering säkerställs det att endast de som är närvarande (eller via fullmakt) röstar. Det går att ha anonyma svar i omröstningen och detta stipuleras ofta i de stadgar som organisationen följer.

Systemet fungerar bra för enklare frågor. Hur hanterar man på ett lämpligt sätt komplicerade frågor – tex. revidering av politiska dokument och ställningstaganden?
Svar:  Vid andra behov än ja/nej/avstår-svar så kan man erbjuda svarsalternativ via t.ex. fritext eller ha fler/andra svarsalternativ.

Tillhandahåller ni ett videokonferenssystem eller har ni förslag på verktyg? 
Svar: Vi själva använder GoToMeeting och vi kan tillhandahålla teknisk support för att allt ska fungera fläckfritt. Vi rekommenderar inte ett speciellt verktyg för att streama (livesända) men konstaterar att Zoom, Teams har blivit allt vanligare.

Vad kostar det att anlita er för en årsstämma? Vi är en brf med totalt 90 medlemmar. 
Svar: Vi kontaktar er som ställt frågan separat. Ni andra är välkomna att kontakta oss via sales@trippus.com

Frågor under en stämma, ska de ställas via länk eller webb-tv? 
Svar: Detta är helt upp till arrangören för stämman. Trippus kan erbjuda att deltagarna skickar in textfrågor via enkätlänken. Då får deltagaren enbart möjligheten att skicka in ett fritextsvar per fråga. Det går såklart att ha flera textsvar i enkäten, men för att underlätta flödet under stämman har vi tidigare skapat en fritextfråga i början av stämman där deltagarna får skriva in att de vill begära ordet under en specifik punkt i dagordningen. När det är dags för den punkten i dagordningen får deltagaren sätta på sin mikrofon och tala till resten av deltagarna i stämman. Det går också att ha en övriga frågor punkt i slutet av mötet med en fritextssvarsfråga där deltagarna kan skicka in sina frågor.

Chattfunktion
Många digitala mötesprogram har också en chattfunktion. Vi har sett att det kan fungera bra att låta deltagarna ställa frågor via en chattfunktion så länge arrangören är tydlig med hur denna möjlighet ska användas och att viss disciplin förekommer. Det är lätt hänt att enstaka deltagare kan använda en publik chatt för att ventilera egna åsikter och försöka påverka övriga deltagare.

Går det att höja säkerheten att veta vem som är vem om det skulle behövas? 
Svar: De som är röstberättigade samlas i en egen kategori. I formuläret så får den röstberättigade bekräfta sin identitet och via närvaroregistrering säkerställs det att endast de som är närvarande röstar. Tillåter man ej anonyma svar så visas det vem som svarat vad i en separat rapport. Om inte detta förhållningssätt skulle anses tillräckligt så finns det ytterligare säkerhetsmått att ta. Ta i sådana fall kontakt med oss.

Kan man få del av grafer till alla frågor efteråt? 
Svar:  Ja, det går att ta ut enkätrapporter för alla frågor som ställt under eventet.

Kan man göra det här på egen hand eller behövs Trippus på plats?
Svar: Ni kan sköta det själva efter instruktioner från oss men vi rekommenderar en person från Trippus så att ni kan koncentrera er på själva stämman.

Tips på hur man gör om en person har fler röster? 
Svar: Det går att lägga till den informationen som admin på varje bokning det gäller. Beroende på hur många extra röster det rör sig om går det att presentera på olika sätt.

Votering med många svarsalternativ

Fråga: vill ställa en fråga om votering. När vi tog ställning på hybriden till styrelsearvodet så buntade ni ihop de olika förslagen i ca fem staplar, beslutet blev den stapel som fick flest röster. Om det hade varit en fysisk stämma hade jag begärt votering. Jag uppfattade inte att jag kunde göra det. Med andra ord så undrar jag hur man hanterar voteringar som är en oerhört viktig föreningsdemokratisk fråga? 
Svar: Beroende på upplägg så kan man antingen ge möjlighet till votering via fritext i starten av omröstningen på punkten som i vårt exempel, eller så kan man ha “Ja/Nej/Avstår/Begär votering” som alternativ ifall det är möjligt på punkten i dagordningen.

 

*How do you mute all on Zoom? You can mute all participants that are already in the meeting as well as new participants joining the meeting.

  1. Select Manage Participants.
  2. Select Mute All.
  3. You will be prompted to Allow participants to unmute themselves. Clicking Continue will mute all current and new participants.

 

OBS – om du vill ha hjälp av oss för att planera ett möte där ett stort antal av deltagarna befinner sig på annan ort, fyll i dina uppgifter nedan så kontaktar vi dig omedelbart.  Samma sak gäller om du vill delta på en fiktiv Hybridstämma och träffa våra experter på området.  Lämna din epostadress så får du en inbjudan till nästa gång som vi erbjuder detta.

Intresseanmälan

4 + 13 =