Sociala medier

Frågor och svar från webinar om Virtuella event i praktiken

Hvad er fordele og ulemper ved henholdsvis liv eller forudindspillet presentationer?
Om man har möjlighet att påverka detta så rekommenderar vi alltid livepresentationer!
Detta bjuder in till interaktion och det blir överlag ett bättre flöde mellan presentatör och deltagare.

 

Hej. Väldigt bra ljud från Martin. Vad har ni för mickar?
Den mikrofonen som Martin använde idag var ett helt vanligt headset som följde med mobiltelefonen. Vår rekommendation är att inte använda sig av den inbyggda mikrofonen laptopen, men nästan alla andra externa mikrofoner/headset fungerar bra.

 

Hvordan håndterer I paneldiskussioner, hvor paneldeltagerne sidder ulike steder?
Om paneldeltagarna finns på olika platser rekommenderar vi ett genrep innan genomförandet. Då säkerställer vi att ljud och bild från varje paneldeltagare fungerar innan vi går in i livesändning.

 

Parallella seminarier, används Zooms funktion för break-out rooms då?
Det kan man absolut göra. Dock beror det på hur många deltagare man har samt om deltagarna själva ska kunna hoppa mellan de olika seminarierna. När man använder breakout rooms så måste man antingen fördefiniera innan mötet startar vilket seminare som varje deltagare ska komma till, eller göra det manuellt när man “går” från huvudsändningen. 

Vid de evenemang som vi har genomfört med parallella seminarier har vi oftast använt separata Zoom-möten för varje seminarium. Detta för att deltagarna själva ska ha möjlighet att hoppa mellan, samt att “inget” förarbete krävs och man kan ta in anmälningar ända fram till att evenemanget startar.

 

Hvordan gjør dere med påmelding til de forskjellige sesjonene?
Det är ingen skillnad på att ta in anmälningar till ett möte online mot ett fysiskt möte när det gäller anmälan till olika sessioner. Oftast vill man veta vilka som faktiskt har anmält sig, ta betalt för sitt evenemang och veta vilka seminarier som är mest bokade. Den enda skillnaden är att när man är online existerar inte platsbegränsningen på seminarielokaler på samma sätt, vilket gör att vi kan ta emot fler deltagare än tidigare.

 

Går det att lägga upp live-streaming och inspelat material bakom inlogg hos er?
Det går att lägga upp allt bakom inloggning om man vill. Vi rekommenderar dock att man använder “Min sida” – det betyder att man kommer endast åt sitt innehåll om man har registrerat sig. Detta minimerar problem med bortglömda lösenord och man säkerställer att alla måste anmäla sig precis som vid en vanlig konferens.

 

Kan man använda sig av andra program vid livestreaming som inte är Zoom eller Teams? Använder ni er endast av integrerade program? 
Trippus är helt plattformsoberoende, så det går bra att använda valfri tjänst för livestreaming. När man tar hjälp av oss att sköta evenemanget så använder vi nästan uteslutande Zoom. Vi har valt Zoom för att vi anser att det är det mest anpassade programmet för den här typen av livesändningar med en mängd bra funktioner.

Vi har även byggt en integration till Zoom som säkerställer att endast registrerade deltagare i Trippus kommer in på mötet. Varje deltagare får en personlig länk till Zoom-mötet från Trippus.

 

Vilken storlek (hur många pers) rekommenderas för break-out rooms för att underlätta diskussionen?
Detta beror helt på vilken typ av diskussion det är såklart. 
Men en bra tumregel skulle vi säga är: 
Inte färre än 5 och inte fler är 15.
Om man har möjlighet rekommenderar vi också att man har en moderator i varje breakout room.

 

Hvilket system brukes for invitasjoner, registrering og stemmegivning. Kan systemet knyttes mot et kundens CRM system?
För inbjudningar, registreringar, appar, stämmor och mycket mer – rekommenderar vi såklart att man använder Trippus! Här finns en lista på de tjänster som vi erbjuder: https://trippus.com/services/


Är det en licenskostnad som tillkommer för varje möte när man använder Zoom via er på 
Trippus?
Oftast tillkommer inte någon licenskostnad för Zoom. Kostnaden beror istället på hur mycket hjälp man behöver av oss på Trippus, hur många dagar och hur många personer från Trippus. 


Är alltid flikarna på engelska?

Nej, det går att välja språk på sina sidor som skapas i Trippus, svenska går precis lika bra.  


Hur många utställare kan man ha?

Det finns ingen egentlig begränsning på utställare. Det största vi har gjort hittills är ca 120 utställare med över 180 000 monterbesök under tre dagar. Vi utvecklar hela tiden produkten med både funktioner och prestanda.


G
iver systemet mulighed for lead generation for utställere?
Precis som vid en fysisk mässa är det superviktigt att veta vilka som har besökt montern. Vid en fysisk mässa scannar man oftast deltagarna med Trippus utställarscanning. I den virtuella världen var vi även tvungna ge den möjligheten – så idag finns Trippus utställarscanning inbyggt i montrarna. Varje utställare får statistik på vilka som har varit i montern och när de har varit där. 


V
ilken utrustning behöver jag som utställare?
Som utställare behöver du inte mer än någon typ av kamera, gärna en extern mikrofon i form av en konferenstelefon eller headset så kommer det fungera alldeles utmärkt!

Om man har möjlighet så rekommenderar vi såklart att man lägger lite tid och energi på detta, det är ju ända potentiella kunder man ska ha möte med. 


Några tips från oss:
 

  • En snygg bakgrund! Om du inte har tillgång till det, nyttja den inbyggda funktionen med virtuell bakgrund – men välj inte sandstranden, ta något som representerar ert företag. 
  • Använd både extern mikrofon och kamera. 
  • Stå upp när du presenterar.

 

Har ni någon introduktion/ kortare utbildning som man kan länka till inför en digital mässa för att ”utbilda” besökaren i hur man agerar som digital mässbesökare?
Vi har tillsammans med våra kunder tagit fram några “Såhär gör du” både för utställaren och besökaren som finns att tillgå. 


Är zoom att föredra framför teams?

Vi har valt Zoom för vi tycker att de har den mest kompletta lösningen för större konferenser.
Men detta är en smaksak, om man känner sig mer trygg i Teams eller annan lösning ska man använda det.


G
år det att begränsa antal chat och videosamtal per monter? 
Ja det går att begränsa, oftast har man endast en chat och ett videosamtal aktivt samtidigt.
Sen kan man sätta upp individuella möten vid sidan av där man har one to one möten. 


Hur många deltagare kan vara inne på samma sida? Tänker mässdeltagare kan ju vara flera tusen deltagare
.
Idag har vi inte någon övre gräns, det största vi har kört hittills är ca 25 000 deltagare under tre dagar, och vi jobbar hela tiden med att vidareutveckla lösningen. 


Kan besökaren skicka in sitt cv i montern om det tex är en jobbmässa?

Det är en superbra idé. Självklart kan man göra det – vid en mässa kan man nyttja en “intresseanmälan” där man kan dela sina kontaktuppgifter med utställaren via en registrering i montern – här skulle man även kunna lägga med möjligheten att ladda upp CV. 


Hur fungerar GDPR om man skickar cv
.
Vi anser att det fungerar på samma sätt som när man tar in vilken personuppgift som helst.
Allt måste informeras hur detta ska hanteras – läs gärna mer om hur Trippus hanterar GDPR på vår hemsida: 
https://trippus.com/sv/trippus-gdpr-ready/
https://trippus.com/sv/grpr-for-eventarrangorer/

Intresseanmälan