Sociala medier

Ställ om till ett virtuellt event i år – våra bästa tips

2020 blir året där alla stora eventarrangörer hittar nya spännande sätt att genomföra stora event utan att deltagarna samlas fysiskt. Facebook, Salesforce, Adobe, Google, Microsoft med fler har redan kommunicerat att deras välkända årliga jättekonferenser kommer att ske virtuellt. Det är många olika uttryck som används och det kommer visa sig vilka ord som får bättre fäste än andra. Onlinekonferens, virtuellt möte och livestreamade events (saknas än så länge bra svenskt uttryck). Men det är inte bara nya ord, utan framförallt kommer vi att se nya sätt att genomföra virtuella event för att skapa maximalt engagemang och nytta. Googles årligt återkommande populära event ”Google Cloud Next” erbjuds i år kostnadsfritt, vilket är en av fördelarna med det digitala rummet. Det går mer eller mindre att samla obegränsat många deltagare även om det givetvis finns tekniska utmaningar för att göra det framgångsrikt.

”We are transforming the event into Google Cloud Next ’20: Digital Connect, a free, global, digital-first, multi-day event connecting our attendees to Next ’20 content and each other through streamed keynotes, breakout sessions, interactive learning and digital ”ask an expert” sessions with Google teams.”

Ett virtuellt event följer i mångt och mycket samma processer som vi är vana att följa när vi anordnar stora konferenser men det är några centrala bitar som skiljer sig åt något. Trippus har stor erfarenhet av genomförandet och lägger därför till en ny tjänst som vi kallar för Virtual on Demand (VOD) vilket innebär att en supportperson hjälper till före, efter och under det virtuella eventet (som också kan vara ett hybridmöte, dvs där några av deltagarna är plats men merparten ringer in via en teknisk plattform). Här följer några tips för ett bra virtuellt möte.

Kommunikationen inför ett större virtuellt möte


Inbjudningar

Inbjudningar går ut som vanligt, smidigt med maillistor på de deltagare som ska delta. Marknadsföringskanalerna är ofta de samma och om de är väl inarbetade finns det ingen anledning att göra på något annat sätt. För att öka tryggheten för de som ska ställa om till ett virtuellt deltagande så är det bra om det finns tydliga instruktioner för vilken plattform som kommer att användas och vad som krävs av den som deltar för att kunna få en bra upplevelse. Kommunicera gärna ett specifikt supportnummer i inbjudningen och på biljett eller annan bekräftelse, som man kan ringa när eventet är igång då det alltid kan uppstå frågor och behov.

Visuellt uttryck

Om bildmaterialet som ska locka till deltagande enbart bygger på tidigare års event så kan det i år finnas anledning att skapa nytt bildmaterial, illustrationer och välja lagerbilder (stock photos) som bättre representerar det som deltagarna kommer att möta på det kommande eventet. Många av oss har genomlidit videokonferenser via Zoom, Teams och Google Hangout och har snabbt vant oss vid att se små rutor med människor som har sin webbkamera på eller väljer en mer anonym bild på sig själva.”. Kanske vill du prova folks delaktighet genom att i förväg skicka ut en specifik bakgrund med eventets logotyp som alla kan använda under eventet. Om alla har samma bakgrund från den lokal ni normalt använder så skapas igenkänning och ett visst mått av trygghet.

Planering

Att hantera förväntningar är centralt inför alla större evenemang. När vi planerar ett digitalt hållet event så finns det dessutom några ytterligare verktyg i lådan som vi kan använda. Det finns ett antal bra plug-ins för att göra en Countdown Timer på den egna event sidan. Teamet på Trippus hjälper dig gärna att implementera en attraktiv eventsida och vill du hellre sköta det själv så finns det duktiga designers på frilansplattformar som Dribble. Här ett exempel på en countdown timer av designern Bill Weiler.

Att förbereda deltagarna på att eventet kommer att bli en exceptionell upplevelse kan också göras genom att skicka en sekvens av automatiserade mail. ”Nu är det 7 dagar kvar så det kan vara bra att tänka på…”. Skicka med länkar, resurser och bildmaterial som kan förstärka upplevelsen. Dessutom får ni då också en kanal för att få deltagaren att prova tekniken i god tid. Om det te x är en streamingplattform eller onlinekonferens plattform som ska användas så kan ni anordna ett ”förmingel” för att se till att alla kommer in utan problem. Bjud deltagare och potentiella köpare att provsmaka något ur programmet och ni får betydligt färre problem att hantera när väl huvudeventet äger rum.

Ge alla som ska presentera en genomgång av den tekniska plattformen och prova några av de funktioner som ska användas under det virtuella eventet.

Teknisk plattform

Se till att alla i teamet har övat på att använda sig av nödvändig funktionalitet på den plattform som man har valt till sitt evenemang. Trippus är plattformsoberoende men har på allmän begäran integrerat den starkt växande och populära tjänsten Zoom i vår plattform. Zooms Enterprise+ lösning kan sända till 1000 samtidiga användare och säkerställer en säker lösning med hjälp av krypterad sändning och lösenord.

De större sociala plattformarna erbjuder livestreaming; Facebook, Instagram, Youtube, Twitch osv. Dessa går ofta utmärkt att sända live med, men saknar funktionalitet som är viktiga för professionell eventhantering. Här är Trippus ett viktigt komplement och man kan även få hjälp genom vår nya tjänst Virtual on Demand (VOD). En person från oss är med och säkerställer att hela evenemanget avlöper som det ska.

Om ni har frågor vilken utrustning som behövs så kontakta oss gärna här så kan vi rekommendera lösningar som vi vet fungerar bra utan att det behöver kosta skjortan.

Få hjälp att välja rätt teknik

Genomförande

Registrering

Registrering av deltagare som successivt kommer till det virtuella eventet görs mer eller mindre som om det skulle vara ett fysiskt event. Som deltagare vill man känna sig lika välkommen som om man går in på ett stort hotell för att bli avprickad. Det behövs även ökad tydlighet i hur man ska få ut mest möjliga av evenemanget. En eller flera personer ser till att checka in nya deltagare men det behövs också resurser för att hjälpa de som vill vara med men som är oanmälda eller de som har svårt att få tillgång till sändningen (livestream). Ett separat telefonnummer dit man kan ringa och få hjälp är viktigt för att slippa irritation.

Entré till det virtuella rummet

Vid större grupper av deltagare så brukar de flesta system automatiskt se till att deltagarna har avstängda mikrofoner (mute) och då finns det begränsade möjligheter att få samma typ av mingelkänsla som normalt infinner sig i det fysiska rummet. Se till att löpande välkomna deltagare som kommer in i kanalen och visa gärna aktivt att ni ser dem.

Zoom ger en möjlighet att använda ”breakout-rooms”. Se den här videon om du vill lära dig hur det går till. Vi har experimenterat med den här funktionen för att dela upp deltagare i mindre grupper och se om det går att få till en ny typ av mingelkänsla. Klart är att det behövs någon som är ansvarig i varje rum för att det ska bli bra, men lyckas man så uppfattas det mycket positivt och modernt.

Ett ytterligare tips på samma tema är sponsorer och partners. Ge dem möjlighet att samla några intresserade i ett breakout room under en paus. Hjälp dem att genomföra en inspirerande interaktion och samla nya intressenter.

Chatt och meddelanden

Ett flitigt användande av den chatt eller meddelandefunktion som finns att tillgå på samtliga populära tekniska plattformar är att föredra. Här finns utmärkta möjligheter att löpande både informera men också fånga upp intresse, frågor och övrigt engagemang. Avsätt gärna en person som är ansvarig för den interaktion som uppstår och se till att hen kan kommunicera detta enkelt till den person som håller i mötet eller som presenterar för tillfället. Ibland blir meddelandekanalen ett viktigt verktyg för att deltagarna ska kunna nätverka med varandra och inte bara bli passivt lyssnande. Alla former av virtuella möten ställer högre krav än normalt på att återskapa den mänskliga kontakten.

Trippus har en passande modul som vi kallar On Site Interaction tool som många aktiva kunder redan är bekväma med. Gör en quiz eller en tävling för att engagera publiken. Här använder man den mobila appen med fördel. Få upp röstningar och resultat på den större skärmen eller kommunicera en vinnare direkt från scenen. Priser kan skickas till vinnarna på digital väg och det finns många leverantörer av presentkort som kan användas direkt. PresentkortTorget är en av många plattformar där du kan välja ur en katalog av e-presentkort.

Läs mer om hur du kan engagera dina deltagare bättre – On Site Interaction.

Presentationer och Föreläsningar

Starta på utsatt tid och undvik att kommentera om tekniken fungerar som den ska. Utgå från att den gör det eftersom de som hör dig är där. Du kan även löpande dirigera frågor av teknisk karaktär mot Trippus supportperson. Återkom gärna löpande till agendan och se till att deltagarna vet vad som avhandlas och när. Erbjud en newsslider i nedkant där det framgår vilken programpunkt som avhandlas och vad som händer härnäst (tänk TV tablå). Då slipper man att folk stänger av sin kamera och går och kokar kaffe vid fel tillfälle.

Bra ljus och ljud är helt centralt i ett virtuellt event och kan ske med relativt enkla medel. Arbeta med fler ljuskällor, kanske några enkla LED strålkastare som ger naturligt ljus och använd externa mikrofoner. Be gärna den som presenterar att stå upp för att få till ett kraftfullare uttryck.  Kameran bör stå i ansiktshöjd och undvik skuggor i ansiktet.

Anpassad lokal

Använd gärna en anpassad lokal att sända ifrån som säkerställer att ni slipper onödiga bakgrundsljud. Gärna med en ordentlig scen då det är minst lika viktigt i ett virtuellt rum och något som de flesta än så länge förbiser. Det kan också hända att ni erbjuder eventet även till fysiska personer och då kallas detta för en hybridstämma. Upplevelsen kommer att skilja sig åt men det som sker i det fysiska rummet kommer att fortplanta sig till det virtuella mötet.

Extern ljudmatta

Komplettera gärna med en genomtänkt ljudmatta under eventen, välj pausmusik som passar evenemangets ämne eller arrangörens varumärke. Vid all livesändning så måste arrangören säkerställa att man följer upphovsrättsliga regler. Live sändningar som sker via de större sociala kanalerna som te x Facebook och Youtube har  redan förhandlat avtal med STIM och behöver ingen ytterligare kontakt. Om det är mycket multimedialt innehåll som ska användas och presentatören vill visa rörligt så är det viktigt att ha testat detta innan. En back-up plan är att kunna lägga upp relevanta länkar i chat/meddelandefönstret så att deltagarna kan titta vid ett senare tillfälle. Be gärna presentatören informera om när resurser och länkar läggs upp då det är många som normalt kan missa detta.

Gärna två kameror för att skapa professionell känsla

Om man kan arbeta med två separata kameror så upplevs det ofta värdefullt att kunna erbjuda växling av vinklar. Ett dynamiskt användande där man skiftar mellan olika vinklar på de som presenterar, materialet på den stora skärmen men också väljer att visa deltagarna då och då kan betyda mycket. Tänk som en TV-studio producent. Om möjligt är det prisvärt att införskaffa en ”green-screen” som gör att man kan använda smarta bakgrunder. Rörliga bakgrundsfilmer väljer man med fördel på Shutterstock.

Visa att du ser publiken

För en föreläsare blir formatet utmanande då det ibland blir svårt att presentera ett innehåll med inlevelse givet att du inte ser någon i publiken. Erbjud istället presentatören två separata skärmar så att publikkontakten kan öka. Be alla deltagare att använda funktioner som ”applåder” och ”hålla upp handen” och instruera när eventet börjar hur det kommer att gå till.  Be presentatören att prioritera möjligheten att snabbt få tillfälle att interagera genom att kommentera eller ställa en fråga.

Presentationsmaterial

Materialet som visas behöver vara visuellt starkt, innehålla så få ord som möjligt och presentationen i sig ska hållas så kort och engagerande relevant som möjligt. Precis som i det fysiska rummet med andra ord. Fördelen med ett virtuellt möte är att man som mötesarrangör får större möjlighet att kommunicera efter eventet genom att bidra med det inspelade materialet och genom att svara konkret på frågor och kommentarer som infann sig.

Engagera genom att förstå de tekniska möjligheterna

Den digitala verkligheten gör det svårare att läsa in vad deltagarna tycker om presentationer. Kroppsspråket är mer eller mindre borta som verktyg och en deltagare kan även titta på annat på sina skärmar under själva presentationen. Därför är det extra viktigt att hitta sätt att löpande involvera publiken. Prova med att ställa frågor, be om tumme upp/ned, att man då och då väljer att tillåta individuella mikrofoner ”admin kan un-mute alla” för att kunna genomföra applåder och annat. Givetvis finns det färdiga applådfiler att ladda ner. Varsågod.

och som kan användas om alla visar sig vara lite introverta. Flera av de mer populära verktygen erbjuder en mängd lekfulla filter som också bidrar till en möjlighet för deltagarna att visa sina känslor. Försök att inte se detta som ett avbrott i det seriösa som avhandlas utan prova att hitta nya sätt att använda funktionerna då de bevisat skapar delaktighet och engagemang hos din publik. En populär funktion när man sänder via Facebook Live är ”reactions”. Vilket ger deltagaren möjligheten att uttrycka känslor för det som sägs. Det blir en flytande ström av hjärtan och andra emojis som man kan swipa till höger om det blir för irriterande.

Det mesta som sker digitalt kan också användas till att långsiktigt öka förståelse och ge värdefulla insikter om dina deltagare. Använd den möjligheten på bästa sätt. Trippus modul för rapporter är som gjort för ett virtuellt event.

Känner du redo för att skifta till ett virtuellt event men behöver lite hjälp på vägen. Fyll i dina kontaktuppgifter nedan.

Intresseanmälan

15 + 1 =