I takt med att vintermörkret byts ut mot härliga vårvindar närmar vi oss högsäsongen för årsstämmor. Vi ger dig våra 5 bästa tips för att lyckas med årsstämman, vare sig den sker digitalt, fysiskt eller i hybridformat.
I dagens värld blir det allt vanligare att hålla digitala eller hybrida bolagsstämmor. Att hålla en digital stämma kan vara ett utmärkt sätt att se till att alla medlemmar i organisationen kan delta, oavsett var de befinner sig.
När man planerar en digital eller hybrid bolagsstämma är det viktigt att se till att tekniken fungerar som den ska. Det är också viktigt att se till att alla medlemmar har tillgång till nödvändig teknik, till exempel en bärbar dator eller smartphone.
Slutligen är det viktigt att se till att den digitala bolagsstämman är säker. Detta kan göras genom att använda säker programvara för videokonferenser och genom att kryptera all data som delas.
Läs våra tips om digitala event
Kallelse till årsstämman ska skickas i förväg för att alla ska vara förbereda. Hur lång tid i förväg framgår av stadgarna och lagen, oftast fyra veckor före ska medlemmarna ha fått kallelsen per e-post, utdelning i brevlåda eller annat medel. Med Trippus skapar du personliga inbjudningar till årsstämman via e-post. I inbjudan kan du enkelt välja om mottagarna ska kunna registrera sitt deltagande innan stämman börjar. Om ni ska anordna en digital stämma eller hybridstämma kan ni även bädda in en länk till sändningen.
Det är viktigt att distribuera agendan eller dagordningen till alla deltagare i god tid så att de kan förbereda sig och ta reda på vilka frågor som kommer att diskuteras på årsstämman. Det är i de frågor som står på dagordningen som stämman kan fatta beslut. Andra frågor som tas upp på dagordningen på stämman kan diskuteras men inget formellt beslut får fattas.
Därför är det viktigt att styrelsen tänker igenom särskilt noga vilket förslag till beslut som styrelsen ger till stämman. Det kan vara ett tydligt förslag eller flera förslag i en fråga, men det ska vara lätt att förstå både bakgrunden till beslutet och vad det blev för beslut. Det kan också vara bra att tillåta frågor och kommentarer från deltagare innan årsstämman för att göra det mer interaktivt.
En av de viktigaste delarna av bolagsstämman är omröstningen. Anonym röstning kan bidra till att organisationens medlemmar kan uttrycka sina åsikter utan rädsla för återverkningar.
Anonym röstning kan göras på ett antal olika sätt. Du kan låta medlemmarna lämna in sina röster per post eller e-post, eller så kan du använda en röstningsplattform online. Med Trippus smarta funktion för interaktion och omröstning kan samtliga deltagare rösta från sina egna telefoner eller datorer.
Oavsett vilken röstningsmetod du väljer ska du se till att processen är säker och att rösterna hålls konfidentiella. Du bör till exempel se till att rösterna är krypterade och lagras på en säker server. På Trippus har vi våra servrar i Sverige för att du och dina deltagare skall känna sig trygga med vetskapen att GDPR uppfylls samt att era personuppgifter aldrig lämnar landets gränser.
När bolagsstämman är över är det viktigt att följa upp med organisationens medlemmar. Detta kan göras genom e-post, telefonsamtal eller enkäter. Uppföljningen bör innehålla en sammanfattning av mötet, eventuella beslut som fattades och eventuella uppgifter som måste slutföras. Det är också viktigt att ge organisationens medlemmar en möjlighet att ge feedback om årsstämman. Denna feedback kan användas för att förbättra processen inför nästa möte.
Sammanfattningsvis är årsstämman en viktig händelse för organisationer. Genom att följa dessa fem tips kan du se till att din årsstämma blir framgångsrik och att alla medlemmar i organisationen kan delta. Genom att vidta nödvändiga åtgärder för att se till att mötet är säkert och effektivt kan du se till att årsstämman blir en effektiv plattform för organisationen att diskutera och fatta beslut.
Genom att följa dessa fem tips kan du se till att din årsstämma blir framgångsrik. Från anonym röstning till uppföljning – dessa tips hjälper dig att se till att alla medlemmar i organisationen kan delta och göra sina röster hörda. Så glöm inte att ha dessa tips i åtanke när du planerar din nästa årsstämma och få ut det mesta av den. Boka en demo med oss så hjälper vi dig med din nästa stämma!