Checklista för hybridevent

Hybridevent blir allt mer populärt – och det av en god anledning. Numera förväntar sig deltagare att ha möjligheten att kunna delta på distans, någonting som växte fram under pandemiåren. När restriktionerna nu har lyfts ser vi en iver att återigen få träffas fysiskt samtidigt som gruppen som vill delta på distans har ökat. Tillsammans med arrangörer kan vi nu säga att hybridevent är den nya standarden.

I denna artikel delar vi med oss av en checklista för hur du ska lyckas med ditt nästa hybridevent!

Före eventet

• Avgränsa hybrideventet: Deltagare på plats och digitalt har olika förutsättningar vid ett hybridevent vilket är viktigt att komma underfund med. Av den anledningen kan vissa begränsningar vara på sin plats. Ska alla delar av eventet vara tillgängliga för alla, eller ska vissa delar bara erbjudas på plats eller på distans? Fundera på vad man ska kunna anmäla sig till beroende på hur man deltar!
• Ljud är a och o: Fokusera på bra ljud till sändningen! Tvärtemot vad man kanske tror så är bra ljudkvalitet viktigare än att bilden är perfekt vid ett hybridevent. Data visar att 2 av 3 chefer anser att ljud är viktigare än annan teknisk utrustning vid digitala möten.

Under eventet

• Digital incheckning: Låt deltagare på plats checka in via en biljett i mobilen, och skriv ut namnskyltar på plats för bästa möjlighet till mingel och nätverkande. Digitala deltagare får en personlig länk till sin sändningssida så att de kliver in på eventet via ett enkelt klick. Snabbt och smidigt oavsett hur man deltar!
• Integrerar vid hybridevent: Ge alla deltagare samma möjlighet att interagera både med varandra och med talarna på scenen! De som är på plats använder en eventapp i mobilen medan onlinedeltagarna har samma möjligheter direkt i sin sändningsplattform. Ett tips är att inkludera en omröstning som samtliga deltagare kan besvara.

Efter eventet

• Spela in sändningen: Öka livslängden med on demand. Publicera inspelat material i den digitala sändningsplattformen och låt deltagarna få tillgång till innehållet efter eventet och således låta hybrideventet leva vidare.
• Textning: Tänk på att texta videos för full tillgänglighet. För offentlig verksamhet finns lagkrav på detta.

‍