Sociala medier

Digital stämma

Trippus digitala lösningar för möten löser många problem i en tid då fysiska sammankomster är begränsade. Här får du våra bästa tips för att er årsstämma ska kunna genomföras enkelt och smidigt med hjälp av vår plattform.

Våra bästa tips för en lyckad digital årsstämma

I en tid när det inte går att hålla fysiska möten måste vi hitta nya vägar för att kunna genomföra möten och årsstämmor. Att genomföra digitala stämmor med deltagare på distans ställer krav på arrangören och de verktyg som används.

Vi har här sammanställt våra bästa tips för en lyckad digital stämma – saker att ha i bakhuvudet när deltagarna inte kan närvara fysiskt. Vi rekommenderar också vår checklista för digitalt årsmöte, som är uppdaterat enligt senaste restriktioner och riktlinjer.

Kalla till digital stämma 

Kallelsen till stämman kan skickas ut som vanligt även om själva stämman genomförs på distans. Vi rekommenderar att använda Trippus inbjudningsmodul, där det är enkelt att följa upp vilka som har tackat ja och nej till inbjudan. Kom ihåg att kontrollera stadgarna så att inbjudan via e-post tillåts, och se till att skicka ut kallelsen i så god tid som stadgarna kräver.

Normalt ska kallelsen gå ut 4–6 veckor innan årsstämman ska hållas. Om inbjudan görs via Trippus finns en uppdaterad länk till den digitala mässan alltid med, och deltagarna får påminnelser i god tid före stämman.

Anmälan till en digital stämma

Även anmälan till stämman kan hanteras på samma sätt som inför en fysisk stämma, men görs med fördel digitalt. Genom att använda Trippus för anmälningshanteringen säkerställs korrekta kontaktuppgifter, vilket är helt avgörande för att alla moment under stämman ska fungera. Många organisationer har olika kategorier av deltagare på sina stämmor, och att hålla ordning på vilka som till exempel får rösta och inte är enkelt i Trippus plattform.

Närvaroregistrering och röstlängd 

Närvaroregistreringen vid en stämma är avgörande för att få fram en korrekt röstlängd. Vid en stämma som genomförs fysiskt är det enkelt att pricka av varje deltagare när de anländer. Vid en digital stämma rekommenderar vi i stället att skicka ut ett SMS med en personlig länk till varje deltagare, så att de aktivt får gå in och markera sig själva som närvarande. Processen är enkel att förstå för deltagaren, och för arrangören säkerställer den att de som har anmält sig faktiskt deltar. 

Att begära ordet på en digital stämma 

Vid en digital årsstämma på distans är det viktigt att från start ha tydliga regler för hur deltagarna ska begära ordet. Vid mindre stämmor kan det fungera att varje deltagare får prata rakt ut, men vid större deltagarantal rekommenderar vi att deltagarna i början av stämman får meddela när de vill ha ordet och till vilka punkter på dagordningen. Detta görs med fördel i Trippus omröstningsverktyg.

Omröstning på en digital stämma

Omröstning via handuppräckning fungerar inte på distans. Med digitala verktyg är det dock enkelt att avge sina röster för respektive punkt på dagordningen. Via Trippus omröstningsverktyg får deltagarna avge sina röster digitalt. Vi rekommenderar ett flöde där mötesordföranden vid varje punkt på dagordningen:

  • Presenterar punkten på dagordningen
  • Ber deltagarna att lägga sina röster
  • När tillräckligt många har röstat visas resultatet av omröstningen på den skärm som delas med deltagarna

Precis som vid en fysisk stämma kan det förstås dyka upp frågor som inte finns med på dagordningen. Dessa frågor kan snabbt läggas upp i Trippus omröstningsverktyg och skickas ut till deltagarna för att rösta även om dessa. Resultatet av omröstningen kan även i dessa fall visas för alla deltagare via den delade skärmen.

Hantering av tekniken på en digital stämma

Även om det går smidigt att genomföra stämmor och evenemang på distans så innebär tekniken ofrånkomligen ytterligare en faktor att ta hänsyn till. De extra steg som arrangören behöver ta är ofta inte tekniskt svåra i sig, men i kombination med allt annat som dyker upp vid genomförandet kan det vara skönt att ha någon på plats som tar ansvar för tekniken. Därför erbjuder Trippus alltid den här tjänsten i kombination med en eller flera personer på plats (eller på distans!) vid genomförandet.

Om du vill ha hjälp av oss för att planera ett möte där ett stort antal av deltagarna befinner sig på annan ort, fyll i dina uppgifter nedan så kontaktar vi dig inom kort! Om du planerar att genomföra en hybridstämma med både fysiskt och digitalt deltagande kan du läsa mer om vår lösning för Hybridstämma.

Intresseanmälan

BOOK A DEMO

Book a demo

x