Det första steget i att planera en konferens består först och främst av att skapa en plan där du bestämmer formatet på konferensen – om den ska vara fysiskt på plats, ett digitalt event, eller både och, det vill säga ett hybrid event. I detta steg fastställer du mål, datum och plats, budget samt en projektplan med en tydlig tidsram.
Först och främst behöver du skapa en plan för din kommande konferens. Här ska du bestämma formatet på konferens – om konferensen ska vara fysiskt på plats, digitalt eller bägge, det vill säga i hybridformat. I detta steg faställer du mål, datum och plats, budget samt en projektplan med en tydlig tidsram.
Läs hur The Sales Conference lyckades med en hybrid konferens →
Innan du börjar planera din konferens är det viktigt att tydligt definiera målen och syftet med evenemanget. Vill du till exempel utbilda deltagarna, främja samarbete eller introducera nya idéer? Genom att ha klara mål kan du skapa ett program och välja rätt talare och aktiviteter som passar syftet med konferensen.
Att välja rätt tid och plats för konferensen är avgörande för att säkerställa god närvaro och tillgänglighet för deltagarna. Undersök vilka dagar och perioder som fungerar bäst för din målgrupp och se till att boka en plats som har tillräckligt med utrymme och rätt faciliteter för dina behov.
En konferens kan vara en betydande investering, så det är viktigt att definiera en realistisk budget och säkerställa att du har tillräckliga resurser för att täcka kostnaderna. Tänk på faktorer som lokalhyra, talaravgifter, teknisk utrustning, marknadsföring, mat och dryck, samt eventuella extrautgifter som kan uppstå.
Att ha en detaljerad projektplan och tidsram hjälper dig att hålla koll på alla uppgifter och se till att ingenting blir bortglömt i samband med att du ska planera en konferens. Dela upp planeringen i mindre delar, tilldela ansvar för varje uppgift och sätt tydliga deadlines för att hålla projektet på rätt spår.
Skapa upp en konferens-agenda. Vilka ska tala på konferensen? Hur ska programmet gå ihop? Ska sessionerna löpa parallellt och ska deltagarna boka in sig på seminarium i förväg? Detta är ett par viktiga frågeställningar att ställa sig när du sätter en konferens agenda.
Talarna är en grundpelare för att locka folk till din konferens. Utvärdera vilka ämnen och expertområden som är relevanta för ditt evenemang och leta för att hitta kompetenta talare kan du söka rekommendationer från branschexperter, kolla in tidigare konferenser och event där talare har framträtt, samt undersök deras expertis och erfarenhet. Vi rekommenderar att besöka athenas.se för att hitta och boka talare.
Ett varierat och engagerande program är avgörande för att hålla deltagarna intresserade och involverade under hela konferensen. För att sätta er konferens agenda bör du börja med att definiera de huvudsakliga ämnena och fördela dem jämnt över konferensens tidsram. Variera presentationer med interaktiva sessioner, paneldebatter, workshops och frågestunder. Om konferensen sker i hybridformat är det viktigt att inkludera aktiviteter under mingelstunderna som sker på plats för att hålla de digitala deltagarna engagerade. Vi rekommenderar att deltagarna ska boka in sig på aktiviteterna i förväg för att deltagarna ska få ett personligt program i sin eventapp utifrån de aktiviteter som hen har bokat in sig på. Du kan själv styra över maxantal till aktiviteterna.
När du har valt talare och aktiviteter måste du skapa en detaljerad tidtabell och koordinera sessionerna. Se till att ge tillräckligt med tid för varje talare och aktivitet och lämna utrymme för pauser och nätverkande. Kommunicera tydligt med talarna om deras tidsramar och förväntningar.
Säkerställ en god uppslutning till konferensen med personliga inbjudningar, enkel registreringsprocess samt marknadsföring i världsklass. Erbjud olika biljetter med skilda behörigheter och priser.
I dagens digitala era är det viktigt att utnyttja digitala marknadskanaler för att nå ut till en bredare målgrupp. Skapa en attraktiv och informativ eventsida där potentiella deltagare kan få information om konferensen och skicka in sin anmälan till event. Använd också sociala medier och e-postmarknadsföring för att kommunicera med intresserade och sprida budskapet om konferensen. Läs våra bästa tips för att marknadsföra event →
Att nå många och samtidigt vara personlig är en svår nöt att knäcka. Med Trippus lösning skickar du enkelt personliga inbjudningar till dina importerade kontaktlistor. Vi rekommenderar att inkludera en tydlig call-to-action för att locka deltagarna att anmäla sig till konferensen. I inbjudan kan du dessutom inkludera dynamiska länkar till olika biljettyper, hänvisa till eventsidan och mycket mer. Läs våra 10 bästa tips för en lyckad eventinbjudan →
Det ska vara enkelt att anmäla sig och betala sin biljett till konferensen. Det sista de vill är en komplex process – vilket vi på Trippus motverkar genom sömlösa registreringsformulär. Här kan du anpassa formuläret med det innehåll du vill ha svar på, exempelvis kontaktuppgifter, namn, titel, företag, kost samt vilka seminarier de önskar att boka in sig på. Planerar ni att ha tillresta deltagare kan det även vara aktuellt att inkludera möjlighet till boendebokning. Se till att anpassa registreringsformulären med dina färgkoder, bilder och loggor för att stärka ditt varumärke. Du kan även bädda in formuläret på din eventsida.
Biljettintäkter är en viktig intäktskälla för konferensarrangörer. Genom att erbjuda olika biljetter med olika prisklasser attraherar du fler målgrupper och har således större möjlighet att säkra en god uppslutning till konferensen. Med Trippus betalningslösning kan du erbjuda deltagarna att betala med faktura, kort och Swish.
En konferens med bristfällig kommunikation är dömd att fallera. Undvik förvirring och ersätt det med tydlig information distribuerad i form av e-post och SMS samt använd en komplett eventapp för att samla all information.
Håll deltagarna uppdaterade för att undvika minsta lilla tveksamheter. Med Trippus kan du enkelt skicka personliga mejl och SMS med dynamiska länkar som är unika för respektive deltagare. Informera om eventuella förändringar, viktig information och mycket annat.
Eventappar blir allt vanligare i samband med alla typer av event, framförallt vid konferenser. I Eventappen hittar deltagare sina biljetter, se programmet, få vägbeskrivning till platsen och kontakta arrangörer samt mycket mer. Enligt oss på Trippus är eventappar i stort sätt ett måste för event.
Ibland kan kalendern bli lite fullbokad och det är svårt att hålla reda på allting. Genom att informera med deltagarna om starttid dagen innan eller uppmana dem att svara på matpreferenser ökar engagemanget och reducerar risken för att de glömmer bort konferensen.
När det väl är dags för den faktiska konferensen ska allting rulla som på ett löpande band. De digitala biljetterna skannas av, deltagarna blir incheckade och namnskyltar skrivs ut per automatik. Magi.
Se till att ha tydliga riktlinjer gällande flödet av deltagare på plats. Säkerställ att entrén, eller platsen där du planerar att stämma av deltagarnas digitala biljetter och checka in dem är en tillräckligt stor yta för att ge ett smidigt flöde som motverkar köbildning.
Få full koll på dina deltagare tack vare digital incheckning. När deltagarna har checkats in skapas en närvarorapport i realtid där du som arrangör kan se vilka som har anlänt samt vilka som ni väntar på. Närvarorapporten är en väsentlig del för att kunna följa upp med deltagarna efter konferensen är slut.
Trots att deltagarna befinner sig på en konferens är det inte lika självklart att de känner sig manade att prata med vem som helst. Genom att skriva ut snygga namnskyltar till din konferens möjliggör och förenklar du som arrangör till interaktion mellan deltagarna då de snabbt får information om vem de pratar med, deras roll samt vilken organisation de representerar. Med Trippus lösning för automatisk utskrift av namnskyltar undviker du köer och gör ett grönt val!
Hur gick egentligen konferensen? Var deltagarna nöjda med servicen de fick på plats och vill de redan nu boka in sig till nästa års konferens? Spännande och livsviktiga områden att analysera med hjälp av data och enkäter.
Ta temperaturen på deltagarna efter konferensen genom att samla in enkätsvar. Du anpassar enkäterna och väljer hur mellan flera svarsalternativ för att få in underlaget i det formatet du önskar.
Gör material som presenterades under konferensen tillgängligt för deltagarna och andra intresserade parter. Inkludera presentationsfiler, sammanfattningar av föredrag och eventuella dokument som delades ut under evenemanget. Detta ger deltagarna möjlighet att gå tillbaka till informationen och fortsätta dra nytta av konferensen även efter att den är över. Tips: Dela allt material i eventappen!
Efter konferensen är avklarad har du all data och statistik tillgänglig. Du kan antingen välja förvalda populära rapporter eller skapa skräddarsydda för just din konferens. I Trippus samlar du in, sammanställer och presenterar data och statistik på ett professionellt och smidigt tillvägagångssätt.